בישראל נערכים מדי שנה עשרות אלפי אירועים משמחים. בר מצוות, חתונות, ימי הולדת ומסיבות לידה מתקיימים מדי ערב באולמות, גני אירועים ובתים בכל רחבי הארץ. כמה נעים להגיע לשמוח, ליהנות ולברך את בני המשפחה ואת החברים החוגגים מאורע משמח כזה או אחר בחייהם.
אבל כמה מאיתנו זוכרים כי בכל אירוע ואירוע הושקעה מחשבה רבה? החל במיקום האירוע ועד בחירת המוזיקה וצבע המפיות. על כל דבר כזה מישהו חשב, התלבט, החליט, בחר וגרם לאירוע שבו אתם מבלים להיראות ולהרגיש בדיוק כפי שהוא רצה.
אז איך עושים את זה? יש כאלה הבוחרים לשכור מפיק אירועים או חברת הפקת אירועים לתכנון כל האירוע – מראשיתו ועד סופו ויש כאלו שמעדיפים לעשות חלק מהעבודה לבד כדי לחסוך כסף בעבודה עם מפיק האירועים.
עובדים עם מפיק אירועים - וחוסכים כסף!
נשמע מופרך? ובכן, לא בהכרח. אם בחרתם לעשות חלק מהדברים הקשורים לאירוע בכוחות עצמכם, להלן מספר טיפים שיעזרו לכם בשיתוף פעולה מוצלח וחסכוני עם מפיק האירועים.
-
הכנה מראש – למפיקי אירוע מקצועיים יש מפרט ברור וקבוע של מה נדרש כדי "להרים" כל אירוע. כדאי לשבת בשקט עם מפיק האירועים ולראות יחד עמו מה אתם יכולים לעשות כדי לחסוך ממנו שעות עבודה ותשלום – נניח לעצב את ההזמנות לאירוע בעצמכם, להזמין חברת קייטרינג שעבדתם עמה בעבר וכדומה.
-
מי מוביל? – חשוב שגם אם ישנם הרבה קרובים וחברים המעוניינים לתרום מזמנם ומרצם ולעזור, יהיה מי שיוביל וירכז את עבודת ההפקה וחשוב שהאדם הזה יהיה כמובן מפיק האירועים, כדי שהוא זה שינצח על המהלך כולו. כדי לחסוך "בלבולי מוח" למפיק האירועים שלכם – אתם תצטרכו להיות הצינור המגשר בין אלו שרוצים ויכולים לעזור לבין המפיק.
-
עצות ויועצים – זכרו שאנשים יהיו נדיבים מאוד בעצות ואזהרות אבל כדאי לדעת למי להקשיב ולמי לא. זכרו שאיש המכירות של הקייטרינג אשר יודע לומר לכם כמה מנות כדאי להכין לכמות האורחים שאתם מתכננים להזמין יהיה איש המקצוע שאת עצתו בנושאי מספר שולחנות עודפים כדאי לקבל יותר מאשר את זה של השכן מלמטה או של דודתכם האהובה. כמובן שעליכם לשתף בכל עצה שקבלתם את מפיק האירועים ולתת לו לבצע את ההחלטה הסופית.
לסיכום, גם כשאתם מחליטים לקחת חלק מהפקת האירועים על עצמכם, כדי לחסוך חלק משכר הטרחה שמשולם למפיק האירועים, עליכם לזכור שהוא חייב להיות מעורב בכל החלטה שלכם ואף לאשר אותה – באירוע שלכם הוא הגנרל ואתם חייליו השכירים.
