מתכננים אירוע בגן אירועים? חושבים על הפקה עצמית או על חברת הפקת אירועים? קבלו כמה משימות וטיפים ראשוניים לצ'ק ליסט שלכם.
ראשית חוכמה, הגדירו את אופי האירוע ומספר המשתתפים: האם מדובר בהפקת אירוע פרטי או עסקי? האם כיוון האירוע הוא קהל כללי, או שהמשתתפים מגיעים ממגזר מסוים? בהפקות אירועים, אלה שיקולים בסיסיים שיש לקחת. שהרי יש הבדל בין הפקת אירוע למגזר בעל אופי דתי או מסורתי לבין הפקת מסיבת רווקים פרועה.
מה צריך לאירוע מוצלח בגן אירועים?
הפקת אירוע – כל סוג אירוע – בגן אירועים, מצריכה לקחת בחשבון לפחות את הגורמים הבאים:
- אוהלים, הצללה לאירועים: במידה וגן האירועים מציע אוהל או הצללה, אין בעיה. צריך רק לוודא שהוא מתאים למספר האנשים הצפוי להגיע לאירוע, כולל במהאו רחבה – שתופסות הרבה מקום.
- מוסיקה לאירועים: די ג'יי – תקליטן – או אמן בידור? להקה? האם מערכת ההגברה בגן האירועים מתאימה למוסיקה, או שצריך ציוד הגברה נוסף? בידקו עם האמרגן או המפיק של האמן מה דרישותיו.
- מתנפחים ואטרקציות: האם האירוע מיועד לילדים? אם כך, גן האירועים צריך להתאים למיקום האטרקציות במהלך האירוע.
- דגלים וקישוטים: גני אירועים אמורים להצטיין בגינון יפה ובתאורה, אבל במיוחד באירועי יום, יתכן ומפיקי האירוע ומעצבי האירוע יצטרכו להשתמש בקישוטים שונים. לכך יש כמובן משמעות תקציבית.
- שלטים וכיוון הקהל: איפה מציבים את השלטים השונים? האם כיוון הקהל לחלקיו השונים של גן האירועים והאירוע הוא טוב מספיק?
- גנרטורים לגיבוי: גני אירועים מחוברים לרשת החשמל, כמובן, אבל האם יש להם גיבוי למקרה של הפסקת חשמל? רצוי שיהיה לפחות גנרטור לתאורה, ותאורת חרום. מדובר באירוע רב משתתפים – לא לשכוח.
- מה מידת ההתאמה של גן האירועים לקבוצות שונות של אורחים? האם יש מקום בו אפשר לדבר בנחת? האם אזור האוכל והדוכנים קרוב או רחוק דיו ממקום ההופעה או הריקודים?
- צילום אירועים: באולם, נגישות הצלם לחלקיו השונים ולתמונות כלליות היא לרוב טובה. בגני אירועים, עלולים להיות חלקים מוסתרים. אם חשוב לכם לצלם את האירוע לצרכי פרסום ויחסי ציבור, קחו בחשבון את הנקודה הזאת; עיבדו עם מעצבי ומפיקי אירועים טובים, כדי ל'סגור' אותה היטב.
- אישורי אבטחה/סדרנות: ודאו עם מפיקי האירוע שגן האירועים מציע מאבטחים וסדרנים למגרש החניה?
- נקודות נוספות במערכת השיקולים שלכם לגבי גן האירועים קשורות באוכל: האם גן האירועים כשר? האם ניתן לקיים בו אירוע לא כשר, במידה והוא מתקיים באוהל שאתם תביאו למקום? האם כל קייטרינג יתאים, או שלבעלי גן האירועים יש הסכמים עם קייטרינג משלהם? האם קיים מטבח מצויד במקום, שניתן לתפעל בקלות?
טיפ אחרון: מפיקי האירוע שלכם מבסוטים מהמקום, אבל מתלוננים על פגמים בגינון של גן האירועים, מחסור במקומות עמידה או שטח פתוח יפה? חישבו בכיוון של דשא סינטטי. הנחה של כמה משטחים במקומות חשופים תהפוך אותם לחלק פתוח משטח גן האירועים. ניתן לשכור שטיחי דשא מלאכותי בעלות לא גבוהה בכלל.
