במאי 2012 קיבל אולם אירועים באזור המרכז צו הריסה למבנה הראשי שלו, כאשר מועד חתונתם של בני זוג מהאזור היה שבועיים לאחר הריסת המבנה. באופן מפתיע הריסת האולם לא מנעה את קיום החתונה והאורחים נהנו מחתונה מקסימה על הרצפה החשופה שנותרה לאחר הריסת המבנה עצמו – כך שהאולם לשעבר הפך, ליום אחד, למעין גן אירועים.
כמובן שזהו מקרה מצער שבסופו של דבר נגמר בצורה טובה, אך יש דברים רבים שחשוב לברר מראש עם אולם האירועים כדי להבטיח שהאירוע שלכם יהיה ככל-הניתן נטול תקלות ובעיות.
בירורים חשובים עם אולם האירועים
חנייה: נושא החנייה יכול להיות משמעותי מאוד להצלחת האירוע – הרי אם אין לאורחים איפה לחנות זו כבר התחלה לא טובה. כדאי לברר עם מנהלי האולם האם יש חנייה קרובה והאם היא מספיקה מבחינת כמות המוזמנים. בחניונים גדולים כדאי לבדוק האם יש גם שירותי סדרנות והכוונה. בנוסף, רצוי לברר האם המעבר מהחנייה לאולם האירועים נגיש לנכים ומבוגרים.
- אורחים צמחוניים: כיום יש אנשים רבים המקפידים על תזונה צמחונית וזקוקים לתשומת לב מיוחדת מבחינת הקייטרינג. כדאי לברר מראש האם יגיעו לאירוע אורחים צמחונים ובמקביל לבקש מאולם האירועים או חברת הקייטרינג שיהיו באירוע מספר של מנות צמחוניות מוכנות לאורחים שיבקשו זאת.
- שולחנות נוספים: חשוב לברר עם אולם האירועים שיש להם שולחנות וכיסאות נוספים ב"סטנד ביי", שולחנות וכיסאות שאפשר לפרוס במהירות במקרה שמגיעים יותר אורחים מהמתוכנן. תקלה בנושא זה עלולה לגורם לעוגמת נפש לחלק מהאורחים וללחץ מיותר בזמן האירוע.
- צוות המלצרים: צוות המלצרים חייב להתאים מבחינת גודלו לכמות המוזמנים הצפויה וגם למהות הקייטרינג שנבחר – הגשה לשולחן, מזנון בהגשה עצמית וכיוצא באלו. יש לברר כמה מלצרים יהיו באירוע, הניסיון שלהם בסוג ההגשה שאתם רוצים וכדומה.
- כשרות: נכון שלרוב זו לא בעיה כי רובם המוחלט של אולמות האירועים בישראל כשרים, אך אם הנושא הזה מאוד חשוב לכם או לאורחים שלכם אתם צריכים לוודא מראש כי לאולם תעודת כשרות תקפה ומתאימה.
- רישיון עסק: למרות שזה נשמע כמו הליך בירוקראטי שאינו נוגע לבעלי האירוע, עשויה להיות לו השפעה עקיפה על האירוע עצמו. חשוב לברר אם לאולם האירועים יש לו רישיון עסק פעיל ושכול הפעילות במקום מוסדרת על פי החוק – כולל אישורי בנייה למקום עצמו - על מנת להימנע ממקרה דומה לזה שתואר בפתיחת המאמר.
- ביטוחים: מומלץ לוודא מול אולם האירועים כי בעלי האולם מחזיקים בכול הביטוחים והאישורים הרלבנטיים – ביטוח צד שלישי, אישור תברואה להגשת מזון, אישור מכבי אש וכיוצא באלו.
לסיכום, הפקת אירוע פרטי או עסקי היא נושא מורכב הכולל לוגיסטיקה רבה. בררו מראש את כל הנושאים שחשובים לכם והקפידו לסגור את כל הקצוות מבחינת הרצונות שלכם, השירות שתקבלו, חנייה, רישיונות, ביטוחים וכן הלאה.
