הניהול הפיננסי והחשבונאי נחשב לאחת הפעילויות הקריטיות ביותר לקיומו של כל ארגון ומשמש כעמוד השדרה של כלל פעילויות הליבה שלו. תוכנת הנהלת חשבונות – שנועדה לייעל, להאיץ ולשפר את המשימות והתהליכים שקשורים לפעילות החשבונאית מקצה לקצה יכולה לספק לחברות ערכים רבים ברי מדידה.
הנה כמה מיתרונות השימוש בתוכנה אוטומטית להנהלת חשבונות:
שיפור איכות הנתונים
הדיוק של הנתונים הכספיים חשוב היום יותר מאשר בעבר בגלל ההנחיות המחמירות לגבי הדיווח הכספי והתקנות הנוקשות שנוגעות להגבלים החשבונאיים. חבילת תוכנה להנהלת חשבונות אוטומטית לחלוטין מפחיתה טעויות שנגרמות בתהליך הזנת נתונים ידנית ומשפרת את עקביות המידע ואמינותו.
שמירה על התאימות
חוקים, תקנות ועדכונים שונים שמפרסמות רשויות המס חדשות לבקרים, מהווים לחץ עצום על אנשי החשבונאות והפיננסים ומאלצים אותם למצוא כל הזמן דרכים חדשות שיסייעו להם למזער את הסיכון של אי ציות לחוק והימנעות מעונשים חמורים.
השימוש בתוכנת הנהלת חשבונות תורם לשיפור משמעותי של כל פעילויות הליבה הפיננסיות שמשפיעות ישירות על יכולת העמידה בסטנדרטים הרגולטוריים, כמו דיווח וניתוח, ביקורת, ניהול נתונים, מעקב אחר עסקאות ועוד. כתוצאה מכך יכולות החברות לעמוד בדרישות החוק במהירות רבה יותר ובאופן יעיל יותר. בנוסף, תוכנה להנהלת חשבונות מציעה לכול ארגון גמישות עסקית על מנת שתוכל להתאים לפעילויות ולתהליכי העבודה הספציפיים שמאפיינים את הארגון.
שיפור יעילות העבודה
ברוב מחלקות הכספים נתקעים חברי הצוות בתהליכים מסורבלים, עתירי עבודה וערימות של נייר, שמבזבזים את זמנם ומסיחים את דעתם מפעילויות אסטרטגיות וחשובות יותר.
התוכנה להנהלת חשבונות מציעה פתרון שממזער את הנטל האדמיניסטרטיבי שמוטל על אנשי המקצוע הפיננסי ומאפשר אוטומציה מלאה של המשימות השגרתיות. בדרך זו מאפשרת התוכנה לצוות העובדים להתמקד ולהקדיש יותר זמן ומאמצים לאותם תהליכים שבכוחם להשפיע ישירות על יצירת הכנסות ועל צמיחה עסקית.
הגדלת ההכנסות
מערכת ממוחשבת לניהול חשבונות מספקת לאנליסטים פיננסיים, לשורה של מנהלי עסקים ולמנהלי חברות בכירים – שקיפות מלאה וברורה באשר למצבו הפיננסי של הארגון ולביצועים שלו. בעזרת תובנות אלה יכולה החברה לשפר באופן דרמטי את התכנון הפיננסי, את ניהול התקציב ואת ההחלטות האסטרטגיות. כתוצאה מכך החברה זוכה לזרם הכנסות גדול יותר ולרווחיות גדולה יותר.
יצירת הזדמנויות חדשות
תוכנה ממוחשבת לניהול חשבונות מאפשרת לעסקים ולארגונים השונים להתעמק יותר בנתונים הפיננסיים החיוניים שלהם, לחשוף ולהבין מגמות ודפוסים קריטיים שיכולים להשפיע, לחיוב או לשלילה, על ביצועי החברה. מידע חיוני זה מאפשר למנהלי העסק לזהות הזדמנויות חדשות שעשויות לשפר את כלל הפעילות הארגונית, למנף אפיקי הכנסה חדשים, לנצל את השווקים החדשים ולהגדיל את היחס בין עלות לתועלת.
שיפור שיתופי הפעולה
מחלקות פיננסיות הן לעיתים קרובות טבור התאגיד כולו. הן מתנהלות גם מול מחלקות או יחידות עסקיות אחרות במרחבי הארגון וגם מול מרכיבים חיצוניים כגון ספקים, יצרנים לקוחות או שותפים עסקיים.
תוכנה להנהלת חשבונות מאפשרת שיתוף מידע מהיר, דינמי ויעיל בין כול הקבוצות הללו ומקדמת תקשורת ושיתופי פעילה משופרים ויעילים יותר, גם בתוך העסק וגם מחוצה לו.
