העסק שלך לא כאן? להצטרפות חינם חץ

מה ההבדל בין קבלה לחשבונית?

קבלות וחשבוניות הם שני סוגים בסיסיים אך מחייבים ע"פ חוק, של מסמכים חשבונאיים. האחד מאשר קבלת תשלום והשני מהווה דרישת תשלום ומעין סיכום של קניה או הענקת שרות

clock-icon 4 דקות קריאה
מאת: B144
חשבוניות וקבלות

מהי קבלה?

קבלה היא למעשה אישור על קבלת תשלום. כל עוסק או בעל עסק, חברה או גוף מסחרי כלשהו שמקבל תשלום - גם עמותות - חייבים להנפיק קבלה.

אנשים פרטיים שמקבלים תשלום מחברה, עוסק או בית עסק, לא חייבים להנפיק קבלה. עם זאת, לעיתים הם יתבקשו לחתום על אישור קבלת תשלום. אם זה ייחשב להם לצורך מס, זה כבר עניין אחר ולא קשור למאמר זה.

מה שכן, אישור קבלת התשלום מאדם פרטי יהיה חשוב לבית העסק שיעביר את התשלום ויקבל אותו: זו למעשה אסמכתא לסיבה שבגללה עסק הוציא כסף, למי הועבר ומתי, ואז הוצאה זו - אם מוצדקת - תחשב לעסק כהוצאה מוכרת לצרכי מס.

 

מתי ואיך מנפיקים קבלה ומה היא כוללת?

קבלה יש להנפיק עם קבלת התשלום או סמוך לו. מה פרוש "סמוך"? אם בוצעה למשל העברה בנקאית ואתם לא בודקים את החשבון שלכם בכל יום, סביר שתנפיקו קבלה בתוך יומיים או שלושה. קבלה שהופקה חודש אחרי קבלת התשלום עלולה לא להתקבל על ידי רשויות המס וגרוע מזה, עלולה לגרום לפסילת ספרים.

אי הנפקת קבלה בכלל היא עברה ויש להניח שתגרום לפסילת ספרים או בעיות חוקיות אחרות.

מבנה הקבלה פשוט וחייב להכיל את הפרטים הבאים:

מספר סידורי למעקב, תאריך הקבלה, תאריך התשלום או - אם שולם בצ'ק דחוי - זמן הפירעון. כמו כן חייבים להופיע פרטי המשלם וככל האפשר גם פרטי התשלום עצמו: מספר הצ'ק או פרטי ההעברה או כל אסמכתא אחרת שמאפשרת לזהות את התשלום בספרי החברה.

דיווח הוצאות לפי קבלות

 

 

מקור מול העתק, פנקסי קבלות וקבלות דיגיטליות

עוסקים שמדווחים למע"מ ומנהלים הנהלת חשבונות כפולה חייבים לרוב להוציא שני העתקים, מלבד המקור שניתן ללקוח. העתק אחד הולך להנהלת החשבונות, לדיווח וביקורת, ושני נשאר בפנקס לשם תיעוד.

יש פנקסי קבלות בעלי העתק אחד, שאפשר לקנות בחנויות מכשירי כתיבה. אלה משמשים רק את מי שנחשבים עוסק זעיר או פטור, ולא מדווחים למע"מ.

קבלות דיגיטליות הן אופציה מודרנית, שמחליפה את פנקסי הקבלות המודפסים, עם כל ההעתקים. קבלות כאלה, שחתומות בחתימה דיגיטלית, ניתן לשמור לתיעוד וניתן לשלוח ללקוח במייל או בצורה אלקטרונית אחרת.

מהי חשבונית?

חשבונית היא דרישת תשלום וסיכום לפעולה כלשהי שנעשתה על ידי מנפיק החשבונית, ללקוח.

בניגוד לקבלה, החשבונית לא מהווה אישור לכך שהתשלום התקבל, אלא דרישה לתשלום. כל עוד אין קבלה, אין הכנסה, והיא לא נרשמת בספרי החברה.

קיימים שלושה סוגים של חשבוניות:

1. חשבונית עסקה

מעין מכתב שבו מפרט העסק את העסקה, התשלום שמגיע לו בגינה וכל פרט אחר שהוא מוצא לנכון. מסמך זה, שמכונה גם 'פרופורמה', אינו מסמך מחייב מבחינת החוק והוא מהווה למעשה דרישה לתשלום ולא יותר.

 

שולחן עבודה של מנהלת חשבונות

אל תסתבכו. מצאו משרד מנהלי חשבונות מומלץ כבר עכשיו ותנו להם לעשות לכם את העבודה.

 

2. חשבונית מס

מסמך זה כן מחייב מבחינה חוקית ומפיק אותו כל עסק או עוסק מורשה (מי שמדווח למע"מ) בגלל נושא המע"מ.

חשבונית מס בנויה בצורה מוגדרת ומכילה את הפרטים הבאים לפחות:

  • שם בית העסק וכתובות, פרטים מלאים, כולל מספר עוסק מורשה או מספר ח.פ..
  • מספר החשבונית
  • שם הנמען לחשבונית - מי שמחויב בתשלום
  • על מה מבוקש התשלום: פירוט המוצרים או השירותים שניתנו, לפחות באופן כללי או כזה שתואם את הגדרת הרשויות מהעסק.
  • הסכום ללא מע"מ, סכום המע"מ והסכום כולל מע"מ.  פירוט המע"מ לא חשוב ללקוח הקצה כאשר מנפיקים חשבונית ללקוח פרטי, אבל החשבונית צריכה לכלול מע"מ.

חשבוניות מנפיקים עם העתק לספרי החברה והעתק שנשאר בפנקס (או בתיעוד דיגטלי). את המקור חייבים לשלוח ללקוח.

חשבונית מס/קבלה

מסמך משולב שמכיל חשבונית מס וגם קבלה. הוא מיועד רק למי שמקבלים תשלום במזומן. למה זה?

קבלה חייבים להנפיק במעמד התשלום. מע"מ מעבירים רק פעם בחודש או חודשיים, ב- 15 בחודש. מסיבה זו מותר הפרש של 15 יום לכל היותר בין מועד התשלום לבין הוצאת החשבונית. אם עובדים על בסיס מזומן, אפשר להוציא חשבונית מס/קבלה.