העסק שלך לא כאן? להצטרפות חינם חץ

הובלת משרדים - מה חשוב לדעת

עוברים משרד? נכנסים למשרד חדש ויש לכם ציוד, תיקיות ומיכון משרדי שצריך להעביר? מהם הדברים שכדאי לדעת לפני שמזמינים הובלת משרד וכיצד מתכננים את יום ההובלה עצמו?

clock-icon 2 דקות קריאה
משרד ארוז ומוכן להובלה

להבדיל מהובלת דירה או בית, הובלת משרד חייבת להתבצע במהירות רבה ככל האפשר וביעילות, כדי שהעסק ימשיך לעבוד ולתפקד. בין אם אתם משתמשים בריהוט הקיים שלכם ובין אם אתם מכניסים ריהוט משרדי חדש, הכול חייב להתבצע בצורה מהירה ומתואמת ככל האפשר.
מהירות חזרה לשגרה: זהו אולי הדבר החשוב ביותר כאשר חושבים על הובלת משרד, כיון שעסק שאינו מתפקד יותר מאשר יום או יומיים, עלול לאבד לקוחות.
כמובן, חשוב לזכור להעביר את כל תכולת המשרד. הדרך הכי נוחה ומומלצת היא לחלק את התכולה לקבוצות חפצים:

ציוד משרדי

מניירות צילום, טונרים ועד סיכות שדכן.
מחסן הציוד המשרדי הוא אחד הדברים הראשונים שאורזים ומכינים להעברה, כאשר מעבירים משרד. כאן יש לשים לב: אם לא תסמנו היטב מה ישנו בארגזים, ילך חלק גדול מהציוד המשרדי שלכם לאיבוד.
איך זה? כיון שלאחר הובלת משרד, כל הסיכויים הם שהציוד המשרדי לא יחולק בין מחלקות המשרד השונות בצורה המקורית. רק אם תסמנו את מקורו של כל ארגז ואת היעד שלו, תוכלו להבטיח שהציוד יגיע בשלום למחלקות השונות לאחר הובלת המשרד והמעבר.

 

גבר יושב במשרד ארוז ומוכן להעברה

יש לכם משרד להעביר? בחרו חברת הובלות והתקשרו עוד היום

ציוד אישי

כאן ברוב המקרים אין בעיה גדולה, כיון שהעובדים יודעים לדאוג לציוד שלהם ולהעברה שלו.
לעיתים קרובות, אם מדובר בעציץ או תמונות, כל אחד אורז את הציוד האישי שלו בארגז, מסמן אותו ודואג שהוא יעבור בהובלת המשרד.

ניירת משרדית

בין אם מדובר בארכיון, תיקי הנהלת חשבונות או תיקים אישיים של העובדים, זהו החלק הרגיש ביותר בהובלת משרד.
למעשה, את רוב תשומת הלב וההקפדה בהובלת משרד יש לשים אל הניירת, כיון שאיש לא רוצה שהפרטים האישיים שלו והסכמי העבודה והשכר יתגלו פתאום במחלקה הלא נכונה. כאן, שם המשחק הוא כמובן סימון הארגזים לפני הובלת משרד, סגירה וחתימה שלהם.

ציוד ממוכן

מחשבים, ציוד טלפוניה, מכונות צילום ופקס, מדפסות וכל השאר, כולל מכונת הקפה של הבוס.
לפני הובלת המשרד יש לסמן היטב ולמעֵן כל אחת מתחנות העבודה או המחשבים האישיים של העובדים (אלא אם כן כל אחד מהם לוקח אותו אישית איתו). חשוב מאוד שכל רשתות התקשורת יהיו מוכנות במקום החדש לפני הובלת המשרד ושכל עמדת עבודה תהיה מצוידת ומחווטת כהלכה.
העניין האחרון לא קשור כמובן בהובלת המשרד עצמה, אלא יותר בהעברת המשרד באופן כללי, אבל יש להיערך לנושא מבעוד מועד.

ריהוט כללי

בהובלת משרד, הריהוט הכללי (שולחנות, כסאות וכד') נחשב לחלק הפשוט בהעברה.
בהרבה מקרים לא טורחים בכלל להוביל ולהעביר את הריהוט הכללי אלא מזמינים רהיטים חדשים. אם כן מעבירים את הריהוט הקיים, משתמשים בכל האמצעים האפשריים לקיצור זמן ההובלה, כולל הובלות עם מנוף למשל. עושים זאת מבעוד מועד ולוקחים בחשבון יום נוסף של אי פעילות במשרד.
אם סימנתם את כל הציוד והפריטים השונים, הרי שבתום הובלת המשרד כל מה שנותר לכם לעשות הוא להציב את הריהוט ולהרכיב את תחנות העבודה והעמדות השונות. ברגע שאלה מוצבות ומוכנות, אפשר למלא אותן בציוד האישי והמשרדי, לחבר את הכול למקומו (ולחשמל) ולחזור לפעילות מלאה.

דגשים לתכנון טוב יותר של יום ההובלה והמעבר

כמו בהזמנת הובלה ביתית, עשו שופינג וחפשו את ההצעה הטובה ביותר, ממוביל אמין ורציני, ולא ממישהו לא מוכר.
ביום המעבר, השאירו עמדת משרד אחת פעילה עד לרגע האחרון או עד לרגע שבו יש לכם עמדת משרד ומענה פעילה ומתפקדת בצד השני (צד היעד והמקום של המשרד החדש).
אין שום בעיה לומר ללקוח שהמשרד "עובר דירה" ומי שעונה לטלפונים רק לוקח הודעות. עם זאת, רצוי שכל עובד או עובדת יכינו מראש את הלקוחות שלהם או את מי  שצריך, לכך שבתאריך מסוים המענה שלהם יהיה מוגבל.
מובילי משרדים טובים יודעים שעליהם במיוחד חלה החובה להגיע בזמן ולעבוד בצורה מהירה וחלקה, כדי לא לפגוע בעסק שאותו הם מעבירים. עם זאת, ודאו יום קודם שהם אכן מגיעים בזמן ושהכול מוכן.