החלטתם שאתם רוצים להשתמש בשירותיו של מפיק אירועים להפקת האירוע שלכם. איך לבחור את המפיק המתאים או המפיקה המתאימה ביותר? רק על פי המחיר? לא בהכרח.
תפקידו של מפיק האירועים הוא לא רק בבחירת הלוקיישן המתאים ביותר ואיסוף כל הספקים לאירוע. מפיק אירועים טוב יבוא עם רעיון או רעיונות להפקת האירוע עצמו וגם יישם אותם בשטח. איך עושים זאת נכון? עם נסיון וידע, סבלנות, אסרטיביות ועוד.
אפשר לומר שחלקו של מפיק האירועים באירוע נחלק לשניים:
1. הזמן שלפני האירוע – גיבוש הקונספט, איתור המקום המתאים ואיתור הספקים המתאימים
2. במהלך האירוע – ניהול כל האירוע כולו, מהרגע של הזמנת אנשי המקצוע והספקים השונים דרך קבלת האורחים וניהול הדברים – ועד לפיזור ועזיבת השטח
מפיק האירועים ותכנון האירוע
אירוע הוא קצת כמו חלום: גם אם מדובר בהפקת אירוע חברה או הפקת אירוע ללקוחות בתוך תערוכה מקצועית, עדיין יש לכם או יהיה לכם חזון כלשהו. חלום, אם תרצו, לגבי הצורה של האירוע והנראות שלו.
מצד שני, הניגוד של כל חלום היא המציאות, שמתבטאת בסכום הכסף שאתם יכולים להוציא על הפקת האירוע ועל התשלום למפיק האירועים. רצוי מאוד שלמפיק האירועים שאתם שוכרים יהיה מספיק נסיון לחבר בין החלום הזה והמציאות. מפיק טוב חייב לדעת להוריד את הלקוח שלו לקרקע המציאות מצד אחד, אבל עדיין לשמור על מסגרת החלום שלו; סוג של אומנות-משולבת-פסיכולוגיה שיוצרת חיבור בין שאיפות, צרכים ותקציב.
מפיק אירועים טוב ידע לכן ליצור אווירה נכונה – לאו דווקא הכי נוצצת או יקרה – באירוע שבמידה וצריך ישדר מקוריות ותמיד גם מכובדות ויכולת. הוא יעשה את זה כך, שלמתבונן מבחוץ יהיה ברור שמדובר באירוע שבו חשבו על הכל ובראש ובראשונה על ההנאה של האורח ועליו עצמו.
מפיק האירועים וניהול האירוע עצמו
אף אחד לא לוקח מפיק אירועים כדי להתרוצץ בעצמו אחרי ספקים לפני ובזמן האירוע. גם באירוע לא מסובך להפקה, עדיין קיימים דברים קטנים, שאם לא מכירים אותם ולא חושבים עליהם, עלול האירוע להשתבש. תוך כדי האירוע עצמו, מספיק שמלצר אחד, צלם או איש אבטחה לא נמצאים במקום שלהם – ופספסתם. לכן, בידקו עם מפיק האירועים כיצד הוא מתפקד במהלך האירוע: האם יש לו או לה עוזרים בשטח ואיך חלוקת העבודה בינהם. קבלו את השמות ואת הפלאפונים של כל האנשים האלה ודאגו לכך שיכירו אתכם ואת מי שעוזרים לכם, בפנים.
